Το μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (για συντομία e-mail) αποτελούν το πιο διαδεδομένο τρόπο επικοινωνίας τόσο για προσωπική όσο και για επαγγελματική χρήση. Συχνά όμως βλέπουμε περιπτώσεις που δεν γίνεται σωστή αξιοποίηση ή χρήση. Ας δούμε κάποιες συμβουλές που μπορεί να φανούν χρήσιμες...
ΟΡΓΑΝΩΣΗ & ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ
Διαχωρισμός επαγγελματικού από προσωπικό λογαριασμό
Η χρήση ενός λογαριασμού δεν είναι η καλύτερη πρακτική. Πέρα από τον προφανή διαχωρισμό
εταιρικού από προσωπικό λογαριασμό ενδεχομένως να είναι χρήσιμη και η δημιουργία ενός τρίτου για συμμετοχή και εγγραφή σε διάφορα eshop, forum, blog κλπ Ο διαφορετικός ρυθμός ελέγχου και οι επιμέρους ρυθμίσεις σε κάθε λογαριασμό θα διευκολύνουν την αποφόρτιση των εισερχομένων και την καλύτερη διαχείριση της συνολικής αλληλογραφίας σας.
Επιλογή εργαλείου διαχείρισης
Αυτό ποικίλει ανάλογα με τη συνήθεια και τις γνώσεις του καθένα. Οι δυο βασικές επιλογές είναι με πρόγραμμα (
email client όπως το outlook, thundebird, κλπ) ή μέσω
webmail. Σημαντικό πλεονέκτημα του δεύτερου είναι ότι δεν απαιτεί ειδική εγκατάσταση και μπορεί να γίνει χρήση του από οποιοδήποτε υπολογιστή.
Επιλογή επικοινωνίας με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Καλό είναι να θυμόμαστε ότι το email είναι ένα μέσο επικοινωνίας αλλά
δεν είναι άμεσο! Σοβαρά ή πολύπλοκα θέματα είναι προτιμότερο να ξεκαθαρίζονται άμεσα με συνάντηση ή με τηλεφωνική κλήση. Αν έχουμε πρόβλημα με κάποιον, αν έχουμε κάνει κάποιο λάθος, αλλά κυρίως αν κάτι είναι επείγον το email δεν είναι η καλύτερη επιλογή!
ΧΡΗΣΗ & ΧΕΙΡΙΣΜΟΙ
Τίτλος θέματος (subject)
Αυτό είναι ένα σημείο που, κακώς, λίγοι δίνουν σημασία! Φανταστείτε στα εισερχόμενα σας μηνύματα με τίτλους όπως "Γεια σου", "Καλημέρα", "Ερώτηση" και άλλα γενικά... Όταν στέλνουμε ένα μήνυμα είναι σημαντικό να βάζουμε ένα κατατοπιστικό τίτλο απόλυτα σχετικό με το θέμα. Αυτό θα βοηθήσει τον παραλήπτη να κατανοήσει εύκολα το σκοπό του μηνύματος αλλά και τις διαδικασίες αρχειοθέτησης και αναζήτησης του μηνύματος μετά από καιρό!
Τρόπος γραφής
Ένα σωστό ηλεκτρονικό μήνυμα πρέπει να είναι
ευανάγνωστο,
κατανοητό και κατά το δυνατόν
σύντομο και
περιεκτικό. Αποφεύγουμε μεγάλες και σύνθετες προτάσεις. Διαχωρίσουμε νοηματικές παραγράφους. Προσέχουμε την ορθογραφία, τις συντομεύσεις και την φρασεολογία. Κάνουμε
μορφοποίηση τονίζοντας σημαντικά σημεία με έντονα γράμματα και διαχωρίσουμε θέματα με εσοχές (bullets)
Υπογραφή (signature)
Ειδικά για επαγγελματική χρήση είναι απαραίτητο. Η "ουρά" του μηνύματος μας δεν φτάνει να έχει το όνομα μας, αλλά και τα
στοιχεία επικοινωνίας. Αποφεύγουμε ακρότητες όπως μετατροπή του σε σύντομο βιογραφικό ή συλλογή λογοτύπων (!) και φροντίζουμε να παραθέσουμε άλλους τρόπους επικοινωνίας όπως τηλέφωνο, διεύθυνση και social media.
Λειτουργίες cc, bcc και reply to all
Κοινοποίηση (cc), Κρυφή κοινοποίηση (bcc) και απάντηση σε όλους. Τρεις βασικές λειτουργίες που από λάθος ή κακή κατανόηση προκαλούν προβλήματα. Διαβάζουμε πάντα
προσεκτικά τους παραλήπτες ενός μηνύματος που λαμβάνουμε. Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε αν το λαμβάνουμε ως βασικοί παραλήπτες ή ως κοινοποίηση... Θα μπορούσα να γράψω λίστα με περιστατικά. Η πιο κλασσική γκάφα είναι να απαντήσει σε όλους κάποιος που έχει λάβει μήνυμα με κρυφή κοινοποίηση!
Επισύναψη αρχείων (attachments)
Ξεκινώ με το κλασσικό λάθος (όποιος δεν το έχει πάθει πάει για βραβείο!) να αναφερόμαστε σε επισυναπτόμενα που
ξεχάσαμε να προσθέσουμε! Προσωπικά ξεκινάω με την επισύναψη και στη συνέχεια με τη σύνταξη του κειμένου. Όσο αφορά το περιεχόμενο θα πρέπει να αποφεύγουμε τα
πολλά αρχεία αλλά και το μεγάλο μέγεθος σε MBytes. Μια καλή πρακτική για τέτοιες περιπτώσεις είναι η αποθήκευση στο cloud (πχ dropbox, google drive, κλπ) και η αποστολή στον παραλήπτη του
συνδέσμου χρήσης (share link).
Σεβασμός στις επαφές σας
Αφορά δύο σκέλη: τη
ποιότητα μηνυμάτων αλλά και την κοινοποίηση των διευθύνσεων
email σε τρίτους. Πριν την εμφάνιση των social media τα πράγματα ήταν πολύ χειρότερα! Το σκηνικό γνωστό: ξαφνικά λαμβάνουμε μηνύματα (99% προωθήσεις) από φίλους και γνωστούς με μηνύματα που θεωρούν ότι ενδιαφέρουν το σύνολο της λίστας των επαφών τους! Είναι ένας τύπος spam αλλά άντε να εξηγείς... Προσέχουμε λοιπόν
τι και σε ποιους προωθούμε αλλά το σημαντικότερο ΑΝ χρειαστεί να στείλουμε μαζικά, ΑΝ επαναλαμβάνω, εισάγουμε τις διευθύνσεις email ως bcc (Blind Carbon Copy - Κρυφή Κοινοποίηση) και όχι ως βασικούς παραλήπτες. Στη δεύτερη και απευκτέα περίπτωση
αποκαλύπτουμε σε όλους την λίστα με τα email των επαφών μας!
